Wnioski składane są za pośrednictwem systemu ZSUN OSF. Wersję roboczą uzupełnionego wniosku (pdf aktualnej wersji pobrany z ZSUN OSF) należy przesłać do weryfikacji formalnej pracownikowi ZPK BOP). Zatwierdzony w OSF wniosek (nie wersję roboczą) należy wydrukować, podpisać (przez kierownika projektu, dziekana wydziału lub kierownika jednostki organizacyjnej w przypadku jednostek pozawydziałowych), dostarczyć do ZPK BOP razem z potwierdzeniem złożenia wniosku (potwierdzenie najlepiej w wersji elektronicznej). Nie ma wyznaczonego miejsca na podpisy, najlepiej podpisywać pod kosztorysem. Wystarczy jeden egzemplarz wniosku. Pracownik BOP odeśle podpisane przez osobę reprezentującą jednostkę potwierdzenie złożenia wniosku, które kierownik załączy w ZSUN OSF i wyśle wniosek w ZSUN OSF do NCN. Sprawdzenie skuteczności wysyłki leży po stronie kierownika (status wniosku ZSUN OSF powinien zmienić się na „wysłany”). Wysłanie wniosku jest procesem nieodwracalnym. Każdorazowe odblokowanie wniosku przed wysłaniem wymaga ponownego pobrania potwierdzenia/potwierdzeń i ponownego podpisania, załączenia w ZSUN OSF właściwego potwierdzenia.